HP Access Control – исключительно за!

Печать по идентификации

Расширить возможности вашего печатного оборудования поможет достаточно популярное решение в области офисной печати под названием HP Access Control. Главным инструментом является, конечно, специальная функция, обеспечивающая пользователей конфиденциальностью при печати документов, при этом ваши данные остаются в сохранности и они не передаются третьим лицам.

Hewlett-Packard не только производит оригинальные расходные материалы, или оргтехнику. В наличии у технологического гиганта много полезных наработок в совершенно разных областях. Среди них есть интересный продукт, называемый HP Access Control. Это программное обеспечение, которое поставляется клиенту в использование в виде отдельной лицензии. Т.е., другими словами, заказчик получает 1 лицензию на одно устройство печати, а также дополнительно ссылки на скачивание софта. К опциональным элементам относят: считыватели для устройств, оборудованных чипом NFC, считыватели для смарт-карт, внешние и внутренние считыватели для прокси-карт, дополнительные модули памяти на USB-флешках или CF-картах. Как можно заметить, вариантов аутентификации пользователей достаточно много, поэтому каждый может подобрать оптимальное решение для своего офиса.

Системы идентификации пользователей

В большинстве случаев HP Access Control может выполнять 3 базовых опции:

• улучшение процесса взаимодействия между сотрудниками организации и оптимизация производительности устройств печати;
• конфиденциальность информации при печати для всех участников процесса;
• экономическая составляющая и выгоды при устранении нежелательных документов, мониторинг и контроль печати.

Сама по себе функция определяет так называемую метку, чтобы зафиксировать ее в активной директории на сервере организации, а следовательно является неким подобием ключа к дальнейшему доступу и очереди печати для личного пользования.

Как вариант, в данном качестве метки выступает смарт-карта или прокси. Вы наверняка уже сами пробовали проходить через турникеты с помощью таких карт доступа (например, в торговых центрах). Также в качестве метки может использоваться NFC – чип, который по обыкновению встроен в совершенно разные технологические устройства (к примеру, смартфоны). Еще есть стандартный пин-код – набор из цифр, который запоминается сотрудником заранее, а также доступ можно получить через приложение HP Access Control Express, установленное в мобильном телефоне.

Самыми частыми способами эксплуатирования меток в офисах при печати документов являются:

Рис.1 Принципиальная схема решения HP Access Control. Задания печати отправляются на сервер, где ожидают идентификации пользователя у того или иного сетевого устройства.

Отправка заданий на печать

Сотрудник офиса может отправить документы на печать, при этом, ему нет необходимости выбирать конкретное устройство, где он планирует получить отпечатки. Это одно из преимуществ системы – пользователю всего лишь требуется подойти к нужному принтеру или МФУ, далее идентифицироваться с помощью одного из вышеуказанных способов, а потом получить готовые копии. Нужно отметить, что оборудование может располагаться даже на другом этаже, главным и основным критерием является доступ по корпоративной сети.

Таким образом, пользователь, идентифицировав себя удобным для него способом аутентификации, а также определив тем самым собственное присутствие рядом с аппаратом, отправляет информацию на Access Control для последующего процесса включения текущего задания и очереди на печать. Список заданий показывается на экране как самого устройства печати, так и на дисплее вашего смартфона.

После того, как сотрудник офиса получил необходимый доступ, он выбирает нужную очередь печати, либо может очистить ее. Что касается формирования списка такого задания, то он определяется в течение 24 часов и обнуляется – т.е. конкретное действие удаляется из очереди при нахождении там более суток. Естественно, периодичность чистки определяется администратором системы. Кроме того, функция гарантирует 100% вариант того, что документ никто не перехватит во время подхода сотрудника к принтеру, или копии будут оставлены случайно в лотке.

Помимо прочего, теперь нет надобности в отслеживании готовности отпечатков, т.к. вся информация хранится централизованно: после выбора задания, документы печатаются исключительно в присутствии того, кто их отправил. Вы получаете исходники, не бегая к принтеру со своего рабочего места каждый раз. Также пользователь вправе отменить задание, которое может висеть в очереди на печать около суток – таким образом исчезает вероятность распечатывания ненужных листов (к примеру, устаревшая версия документа или неправильно сформированный файл). Все это способствует тому, что корзина, стоящая рядом с МФУ/принтером пустеет, а тонер, чернила и бумага экономятся. Ну, и, конечно, электроэнергия и ресурс оборудования также остаются в оптимальном состоянии.

Рис.2 Классический интерфейс современного корпоративного МФУ: большой удобный сенсорный дисплей и специальный слот для установки считывателей умных карт или NFC чипов – на рисунке слева от экрана.

Мониторинг и анализ

Компания работает эффективно, когда все ее сотрудники знают свое дело от и до, и стараются приложить максимум усилий в увеличение прибыли. А для этого важно знать подробную аналитику и следить за мониторингом печати в организации: когда мы точно определяем количество отпечатков, тем самым можно сокращать, оптимизировать печать, устанавливать квоту для сотрудников (например, 150 страниц в месяц). При расходовании лимита, пользователю достаточно обратиться к руководству для расширения месячной квоты.

Оставить заявку на услугу